Tjänsteresa

En tjänsteresa är en resa som sker i verksamhetssyfte när antingen en anställd reser på uppdrag av arbetsgivaren, eller när du som näringsidkare reser som ett led i verksamheten. För att det ska röra sig om en tjänsteresa måste resan ha anknytning till verksamheten. Till exempel att du ska träffa en kund, leverantör eller liknande.

Resor i privat syfte räknas ej som tjänsteresa, och inte heller ordinarie resor från ditt hem till din ordinarie arbetsplats. Konferensresor och studieresor kan vara avdragsgilla men behandlas separat från tjänsteresor med andra krav på innehåll.

Huvudregeln för en tjänsteresa är att den är fullt avdragsgiltig och inte beskattas som en förmån för den som reser. Företaget får därför dra av alla kostnader för resa, logi etc. Utöver detta så får den som har rest göra avdrag för traktamente enligt gällande regler.

Traktamente

Traktamente är en skattefri ersättning som utgår till den som reser i tjänsten.Traktamentets storlek avgörs av resans längd och resmålet. Vid utlandsresa så varierar traktamentes-summan från land till land. Traktamente utgår för hel dag om resan har påbörjats innan 12:00 utresedagen och på avresedagen avslutats efter 19:00. I annat fall utgår halvdagstraktamente.

Ett annat krav är att resmålet ska ligga mer än 50 km från både bostaden och den ordinarie arbetsplatsen. Traktamentet för resa inrikes är 230 kronor för inkomståret 2018 samt 115 kronor för halvdag.

Milersättning

Vid tjänsteresa med bil så har man möjlighet att göra avdrag per körd mil.

Om du själv äger bilen och använder den i tjänsten så ska företaget inte stå för faktiska kostnader för drivmedel, underhåll, värdeminskning, reparationer etc. utan du ska istället göra avdrag med 18,50 kronor per körd mil. Utöver detta kan du dra av kostnaden för sådant som broavgifter, tunnelavgifter, färjekostnad, trängselskatt, infrastrukturavgifter samt parkeringsavgifter.

Om du driver ett aktiebolag så räknas du som anställd och ska istället för avdrag utbetala skattefri milersättning om 18,50 kronor per körd mil. På denna summa ska skatteavdrag ej göras, inte heller ska egenavgifter eller arbetsgivaravgifter betalas. Även här gäller att du kan ta ut skattefri ersättning för broavgifter, tunnelavgifter, färjekostnad, trängselskatt, infrastrukturavgifter samt parkeringsavgifter.

Ovanstående gäller även om du kör annan bil än din egen, t.ex. en bil som du har lånat.

Konferens eller studieresa

Att åka på kurs eller konferens kan vara ett trevligt inslag i företagarens vardag. Som huvudregel är kostnaden avdragsgiltig men det gäller att se upp så att konferensen inte blir för mycket nöjesresa och för lite konferens för det kan bli dyrt.

Enligt Skatteverkets praxis bör en godkänd konferensresa ha ett i förväg fastslaget kursprogram som bör pågå minst 6 timmar per dag eller 30 timmar under en femdagarsvecka. Blir det för mycket av nöje och rekreation så riskerar nämligen både deltagare och företag att få konferensen taxerad som en förmån vilket kan bli dyrt. Särskilt noga ska man vara om konferensresan är förlagd utomlands och/eller till exklusiva resmål eller populära turistdestinationer.

Det som är avdragsgillt för en godkänd konferensresa är dels själva kostnaden för resa och logi. Kurskostnaderna i sig det vill säga eventuell kostnad för utbildare, föreläsare och liknande samt även samtliga traktamentskostnader till deltagare för ökade levnadskostnader.

Vad gäller utbildningar i allmänhet till exempel kortare kurser så bör det finnas en tydlig koppling mellan verksamheten och utbildningen t.ex. Certifieringskurser och liknande. Längre yrkesutbildningar eller mer generella utbildningar medger mycket sällan avdrag och kan komma att beskattas som en förmån. Om du har betalat utbildningen åt en anställd vilket kan bli kostsamt.

En resa som sker i konferens eller studiesyfte kan vara avdragsgiltigt för företaget och skattefri för deltagarna givet att ett antal villkor är uppfyllda. Det är viktigt att vara noga med att säkerställa detta redan när resan planeras. Det kan bli ganska kostsamt att i efterhand få resan bedömd som förmån av Skatteverket.

För det första måste resan vara av nytta för företaget och verksamheten, innehålla merparten arbete samt inte innehålla för mycket inslag av nöje och rekreation. Det första man tittar på är om konferensen har ett i förväg fastställt program samt i hur många timmar arbete per dag som förekommer under resan.

En tumregel är att resan bör innehålla minst 6 timmars arbete per dag för att räknas som konferensresa. Andra faktorer som ingår i bedömningen är förlagd till en helg, vilket resmålet är samt vilka inslag av nöje och rekreation som finns. Vidare vägs det in huruvida deltagarna intar måltiderna gemensamt samt huruvida deltagande är obligatoriskt.

Ta med familjen på tjänsteresan?

Detta är en vanlig fråga. För man ta med en familjemedlem på resan och vad har det för skattekonsekvenser?  Svaret är ja, du får ta med familjen men det kommer att betraktas som en förmån om företaget betalar. I det fallet måste man bedöma hur stor del av till exempel logi och resekostnader som avser den medtagna familjemedlemmen. En tumregel är att 25% av en logi-kostnad anses vara privat samt hela kostnaden för t.ex. En flygbiljett eller en tågbiljett. Att låta en eller flera familjemedlemmar medfölja i bilen vid tjänsteresa medför dock ej förmånsvärde.

Ett sätt att komma runt förmånsbeskattningen för medföljande familjemedlem är att helt enkelt själv betala den kostnaden som uppkommer till exempel 25% av logi-kostnaden. På detta sätt slipper man att administrera och deklarera förmånsvärdet.